Vous aimeriez vous investir au sein d’un organisme à but non lucratif engagé auprès des communautés, dans les domaines de l’architecture, de l’humanitaire et du développement durable ? Architecture Sans Frontières Québec (ASFQ) est à la recherche d’un·e Adjoint(e) motivé·e et polyvalent·e pour soutenir son équipe interdisciplinaire grâce à ses habiletés organisationnelles et administratives et ses connaissances en comptabilité.

L’ORGANISATION

Architecture Sans Frontières Québec est un organisme de bienfaisance spécialisé dans l’architecture durable et l’assistance aux communautés vulnérables. Créée en 2008 par l’Ordre des architectes du Québec, l’organisation œuvre et développe différents programmes dans différents domaines : la coopération internationale, l’habitat autochtone, la solidarité urbaine, la résilience climatique, l’éducation et l’économie circulaire. L’organisation est dirigée par un conseil d’administration et compte parmi ses membres les 4 700 architectes de la province, dont elle porte la responsabilité sociale. Membre du réseau Architecture Sans Frontières International, ASFQ compte aussi sur d’autres professionnels du bâtiment, de l’aménagement, de l’humanitaire et de nombreux partenaires dans la mise en œuvre de ses programmes.

RÉSUMÉ DU POSTE

Sous l’autorité de la direction générale et en collaboration avec la direction finances administration, la personne titulaire du poste vient en soutien à l’équipe pour faciliter, organiser, coordonner les tâches et opérations administratives et comptables quotidiennes de l’organisme. Elle appuie aussi le service à la clientèle, la planification d’activités et les communications avec différentes parties prenantes.

RESPONSABILITÉS

Comptabilité

  • Avec l’aide de la direction administration et finance et la firme de comptables externes, gérer les comptes payables et recevables, les paies, les DAS, les reçus de charité et les différents suivis comptables;
  • Effectuer la conciliation bancaire, la tenue de livre et venir en support pour la clôture de l’exercice financier annuel (audit);
  • Veiller sur les comptes bancaires ;
  • Assurer les différents suivis administratifs comptables (REQ, CNESST, T4, DEMES, etc.);

Services à la clientèle et gestion de bases de données

  • Service-client externe : suivis des courriels et messages téléphoniques;
  • Mise à jour de bases de données et des différents comptes (donateurs, partenaires, membres, bénévoles, fournisseurs, etc.);
  • Service-client interne : répondre aux questions diverses des employés concernant les procédures et politiques.

Administration

  • Gestion des calendriers de la direction et du conseil d’administration;
  • Planifier et coordonner les réunions de l’organisme (prise de notes, rédaction de compte-rendu , etc.);
  • Veiller sur les procédures et politiques de l’organisme ;
  • Veiller au bon fonctionnement du bureau; point de contact avec le gestionnaire de l’immeuble et avec les autres occupants à l’étage;
  • Classer et archiver des dossiers physiques et numériques
  • Assurer la gestion du courrier;
  • Toutes autres tâches connexes administratives venant en aide aux équipes des programmes et à l’organisation d’événements.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCES 

  • Formation(s) en secrétariat, administration, comptabilité ou combinaison pertinente (DEP minimum)
  • 2 ans d’expérience professionnelle pertinente dans des fonctions comparables

COMPÉTENCES ET QUALITÉS RECHERCHÉES

  • Maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit
  • Maîtrise de l’environnement Google, de la Suite MS Office, expérience avec Excel.
  • Bonne connaissance de logiciels comptables : Quickbooks Online avec DEXT
  • Bonne connaissance de logiciels de traitement de la paie : EmployeurD
  • Familiarité avec des bases de données de type CRM
  • Aisance avec les différentes plateformes TI de fournisseurs de service et la gestion de licences (ex. Clockify, CanaDon, Autodesk, Dolibarr, Global Payment etc)
  • Grand sens de l’organisation et autonomie au travail
  • Très bonne gestion des priorités
  • Attitude positive et excellentes aptitudes relationnelles
  • Capacité à travailler en petite équipe collégiale
  • Polyvalence et débrouillardise
  • Rigueur et attention aux détails
  • Intérêt pour le développement organisationnel, les méthodes de travail et les processus

ATOUTS

  • Expérience dans un organisme de bienfaisance enregistré
  • Expérience dans un ou plusieurs secteurs d’activités de l’organisation (architecture, design, construction, philanthropie, coopération internationale, humanitaire, causes autochtones, développement durable)

CONDITIONS ET CONTEXTE DE TRAVAIL

  • Entrée en poste : dès que possible
  • Temps partiel ou temps plein 15 à 35 h/semaine
  • Travail à partir des bureaux d’ASFQ ou combinaison en présentiel et télétravail
  • Horaire flexible
  • Organisation à échelle humaine et en pleine croissance dans un milieu stimulant
  • 2 semaines de vacances
  • Fermeture du bureau durant le temps des Fêtes – incluant 4 congés spéciaux payés – en sus des vacances.
  • Régime d’assurances collectives disponible
  • Échelle salariale en vigueur pour le poste : entre 20$ et 30$ de l’heure selon l’expérience

Envoyez votre CV et votre lettre de motivation en un seul fichier PDF à dotation@asf-quebec.org d’ici le 24 août. Toutes les candidatures seront évaluées et seules celles retenues seront contactées pour entrevues. Des candidatures peuvent être envoyées après cette date, mais sans garantie de pouvoir être prise en compte dans le processus. Cet affichage sera fermé lorsque le poste aura été comblé.