PROFIL DE POSTE

ADJOINTE ADMINISTRATIVE

POSTE PERMANENT – 1 JOUR/SEMAINE

Notre équipe est à la recherche d’une personne dynamique et polyvalente souhaitant mettre à profit ses compétences en administration, secrétariat et comptabilité au bénéfice d’une organisation engagée auprès des communautés.

L’ORGANISATION :

Architecture sans frontières Québec (nouveau nom qu’adoptera AUC en 2018) est une organisation de bienfaisance au service des communautés dans le besoin depuis 2007. Sa mission consiste à mettre en œuvre des projets mobilisateurs qui contribuent à améliorer l’environnement bâti, le mieux-être, la dignité et l’autonomie des populations vulnérables d’ici et d’ailleurs. L’action de l’organisation se décline en six volets d’interventions : urgence, développement, support technique, formation, communications et plaidoyer. Son conseil d’administration est composé de 11 membres engagés, majoritairement membres de l’Ordre des architectes du Québec (OAQ). L’organisation est membre de l’Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI) et du réseau Architecture sans frontières international.

Pour en savoir plus : architectes-urgence.ca

 LE POSTE :

Sous la supervision du directeur général, l’adjoint/e administratif/tive assure les suivis administratifs et comptables de l’organisme, veille à l’organisation du bureau, assure le classement des dossiers et les mises à jour des bases de données. Elle vient aussi appuyer le travail des autres membres de l’équipe, notamment au niveau des communications, des suivis de projets et l’organisation d’activités ponctuelles.

 RESPONSABILITÉS :

 Comptabilité

• Gérer les comptes payables et recevables, les payes, les DAS et différents suivis avec le comptable
• Effectuer la conciliation bancaire, la tenue de livre et la clôture de l’exercice financier annuel, avec l’appui du comptable
• Appuyer la planification budgétaire, notamment en produisant les états des résultats trimestriels
• Préparer et faire les dépôts bancaires
• Émettre des reçus de charité

 Administration et aspects légaux

• Aider l’organisation des réunions (prise de notes, rédaction de compte-rendu, archivage de procès-verbaux signés, etc.)
• Assurer différents suivis administratifs (formulaires gouvernementaux, REQ, CSST, déclaration annuelle, rapports trimestriels, T4, etc.)
• Appui à la gestion des RH (suivis de processus de recrutement, mise à jour des dossiers personnels)

 Services à la clientèle et gestion de bases de données

• Suivis téléphoniques et électroniques
• Mise à jour de bases de données et des différents comptes (donateurs, partenaires, membres, bénévoles, fournisseurs, etc.)
• Assurer la gestion du courrier et rédiger documents ou lettres.

Organisation du bureau

• Classer et archiver des dossiers physiques et numériques
• Proposer des améliorations au fonctionnement du bureau
• Appuyer la gestion de l’agenda de l’équipe et des rendez-vous
• Commander les fournitures de bureau nécessaires

Soutien aux autres opérations

• Appuyer l’équipe dans différents suivis liés aux projets, au développement de programmes, aux communications et à l’organisation d’activités
• Toute autre tâche connexe relative à son poste

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCES :

• Formation(s) en secrétariat, administration, comptabilité ou combinaison pertinente (DEP minimum)
• Expérience dans un organisme de bienfaisance enregistré
• 2 ans d’expérience professionnelle pertinente dans des fonctions comparables

COMPÉTENCES ET QUALITÉS RECHERCHÉES :

• Grand sens de l’organisation et autonomie au travail
• Parfaite maitrise du français oral et écrit
• Bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit
• Maitrise de logiciels de logiciels comptables
• Familiarité avec des bases de données de type CRM
• Bonne maitrise de la suite Office et de l’environnement Google
• Attitude positive et excellentes aptitudes relationnelles
• Grande diplomatie, discrétion et éthique de la confidentialité
• Capacité à travailler en petite équipe collégiale
• Polyvalence et débrouillardise
• Sensibilité à la mission de l’organisme

ATOUTS :                                                                                                                   

• Connaissance des logiciels Sage, Quickbooks et Salesforce
• Expérience dans un ou plusieurs secteurs d’activités de l’organisation (architecture, design, construction, philanthropie, coopération internationale, humanitaire, causes autochtones, développement durable)

CONDITIONS ET CONTEXTE DE TRAVAIL :

• Entrée en poste : début mars
• Poste permanent 1 jour/semaine, 7h/jour, 9:00 à 17:00
• Possibilités de 2 jours semaines
• À moins d’exception, les bureaux sont fermés le vendredi
• Travail à partir des bureaux d’AUC (qui déménagent le 1^er mars au 204 Young, Montréal)
• Disponibilités occasionnelles en soirée en cas d’activités spéciales
• Organisation à échelle humaine et en développement dans un milieu stimulant
• 2 semaines de vacances payées
• Fermeture des bureaux deux semaines durant le temps des Fêtes
• Flexibilité horaire avec approbation de la direction
• Accès à une banque de temps accumulé
• Salaire à établir en fonction des qualifications et expériences

POUR SOUMETTRE VOTRE CANDIDATURE :

Envoyez votre CV et votre lettre de motivation en format PDF à dotation@architectes-urgence.ca avec dans l’objet du message la mention « Candidature – Poste adjointe administrative », le tout avant mardi 27 février à 10h. Toutes les candidatures seront évaluées et seules les personnes retenues pour entrevues seront contactées. Les entrevues sont prévues la semaine suivante et l’entrée en poste dès que possible.